Contenu structuré, une véritable réduction des coûts

Les collaborateurs ou sous-traitants se suivent au fil des années. Un document a été traduit dans différentes langues, mais n’est plus à jour. Et c’est sans compter l’évolution des logiciels. L’un aura travaillé avec Word, un autre Framemaker ou encore Indesign.

C’est pour cela que nous proposons des outils et compétences pour vous permettre d’uniformiser la gestion de vos documents. Une documentation qui évolue dans le temps, dont les coûts et la qualité sont maîtrisés, c’est un projet à part entière.

Nous disposons de compétence internes (informatique, développement) et d’un vaste réseau de prestataires (imprimeurs, développeurs, services web, etc.) qui rendent les tâches de publication ingrates claires et simples.

Structurer une documentation technique permet de réduire les coûts et d’améliorer la gestion des manuels.

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Contenu structuré
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Un contenu structuré garanti une plus grande rigueur dans la construction de la documentation technique.

Je suis un bricoleur du dimanche. Je n’y connais pas grand chose en maçonnerie, plomberie ou électricité, mais je me débrouille.

Pourtant, jamais il ne m’est venu à l’idée qu’une maison pouvait être complètement « monolithique ».  Je m’explique : oui, bien évidemment, une maison est un « tout ». Une entité à part entière. Cependant, elle est composée de briques, béton, fenêtres, poutres, câbles électriques et tuyaux. Ils sont tous très bien adaptés et ma maison – si, si – ne ressemble pas à celle de mon voisin. Mais jamais je n’ai douté que la maison de mon voisin est elle aussi constituée de briques, etc.

Donc si je déconstruis théoriquement ma maison suffisamment, j’arriverai forcément, tôt ou tard, à des éléments similaires ou identiques aux autres maisons d’un style et d’une période données. On ne compare pas non plus Versailles et un building.

SGML, XML, DITA et S1000D

Voilà des acronymes qui semblent sortis d’une administration. Et bien, il s’agit de la description de briques, fenêtres et autres, mais dans le cadre de la documentation technique.

SGML, c’est l’invention du parpaing.

« L’ancêtre » du HTML dont nous avons tous entendu parlé au moins une fois. Un langage de balisage. Pour les « vieux comme mois », les premières versions de Word que j’ai utilisées nécessitaient l’utilisation de balises pour identifier un texte en gras ou souligné. En HTML, on les utilise toujours pour écrire en gras. C’est dû à une convention (voir W3C et DTD pour les plus téméraires) qui fixe un grand nombre de règles qui évoluent.

Il est donc aisé si l’on fait une recherche de retrouver tous les textes en gras, ils commenceront avec une balise identique.

Si l’on avance un peu dans cette optique, pourquoi alors ne pas enrichir notre contenu avec d’autres balises, afin de retrouver facilement différents éléments de contenu ?

Et bien la norme XML (eXtensible Markup Language) permet d’aller plus loin et d’échanger des informations en les identifiants selon leur langage. Je viens de perdre 3 lecteurs, je m’arrête sur ce point. Parce que ce qui nous intéresse est de pouvoir définir des briques, ou plutôt des ensembles de briques (des morceaux de murs, de parois) pour pouvoir construire une maison plus rapidement. De faire du « préfabriqué sur-mesure ».

Figurez-vous qu’une entreprise nommée IBM a eu cette idée au début des années 2000.

L’idée est particulièrement intéressante, car très naturelle. IBM travaille dans plusieurs secteurs d’activités. La gestion de sa documentation n’est pas une mince affaire. Comme si elle devait construire des villas, des immeubles d’habitation et des casernes de pompiers et que chaque type de maison avait des plans et des constituants à priori complètement différents.

Et ce n’est pas le cas, car en déconstruisant ces différents documents, IBM a constaté qu’environ 50% du contenu était réutilisable. Oui, la caserne de pompiers dispose de fenêtres, de portes, de tuiles, comme la villa et l’immeuble. Pas exactement les mêmes me direz-vous, mais les caractéristiques d’une porte restent identiques : sens d’ouverture, gonds, poignée… Et le reste est une spécialisation (anti-feu, rouge, vitrée).

Voilà exactement ce qu’est DITA (Darwin Information Typing Architecture). On rédige des articles aussi génériques ou atomiques que possible et on les spécialise.
Si 50% du contenu est identique, 50% ne l’est pas. L’idée n’est pas de faire du 100% préfabriqué, mais de rationaliser. On retrouve cela dans la construction, l’automobile, etc.

Est-ce que quelqu’un fabrique encore son papier à la maison avant de faire sa liste de courses ?

Rationaliser un contenu rédactionnel

Bien, mais si l’on n’est pas IBM et que l’on ne rédige que quelques manuels par année, quel est l’intérêt ? Il suffit de faire quelques copier-collers et l’affaire est entendue. L’important est que ça aille vite. De plus tout le monde dispose aujourd’hui d’un traitement de texte.

Oui, tout à fait. À tel point que Word utilise … Du XML pour stocker ses fichiers (ODT aussi, d’accord). Pourtant, difficile d’y retrouver un contenu bien précis, à moins d’être particulièrement bien organisé. Vraiment bien…

Mais si on part du principe qu’il suffit de recopier le précédent document pour partir d’une base identique, alors là, les choses se compliquent. Parce que dans ce cas, chaque document évolue seul. Dans un premier temps, des similitudes subsisteront. Pourtant, très vite, chaque document entier sera spécialisé, non pas dans son contenu, mais dans ce qu’il exprime. Dans son organisation et ses termes. Et cela, tout le monde l’a déjà expérimenté avec une lettre, une offre, une note.

Donc pour ma part, tout bricoleur du dimanche que je suis, je vais continuer à monter des murs avec des briques standardisées et ne vais pas revenir à la fabrication de briques en terre cuite dans un four au fond du jardin.

Certes, je vais toujours devoir m’assurer que j’utilise des briques au même format, les couper parfois, et cela, contrairement à des briques « maisons » qui auraient toutes un format bien adapté à mon usage du moment. Par contre, je suis certain que mon mur pourra atteindre quelques mètres de hauteur et ne fondra pas à la prochaine pluie…

single sourcing DITA