Communication technique : format propriétaire ou non ?

Il existe une très grande vaste offre d’outils permettant de créer du contenu relatif à la communication technique.

Le contenu peut être rédigé, traduit, mis en forme ou non, illustré, animé… ici, nous allons parler de contenus rédigés.

Les premiers outils auxquels on va penser sont Word, ou des éditeurs tels que FrameMaker, Indesign, Xpress, plus avancés.

Ces premiers exemples sont des éditeurs propriétaires, c’est-à-dire que le format de fichier qu’on édite est défini et régit la plupart du temps par une entreprise qui fixe ses règles.

Pour Word, on est passé également par RTF, ODT, une sorte de XML (plus « ouverts »), mais l’objectif premier est d’avoir un format qui offre beaucoup de fonctionnalités, mais vous garde captif. Nouvelle version de Word (mettons qu’il faille ouvrir un fichier de 1999 avec Word 2022), et il est certains que vous ne pourrez pas retrouver votre contenu intact. Et surtout, qu’il vous faudra disposer de Word – ou d’une alternative capable de lire le format du moment. Idem pour FrameMaker, si vous tentez d’ouvrir votre fichier avec un bloc-notes, vous aurez sous les yeux un ensemble de caractères, mais ne retrouverez que difficilement, voire pas du tout, vos contenus.

Nous mettons le doigt sur l’utilisation de contenus propriétaires dans la communication technique et plus largement aussi d’ailleurs.

Lorsqu’un contenu est rédigé, c’est pour pouvoir s’en servir. Que ce soit demain ou dans 10 ans, si l’on prend le temps de l’écrire, ce n’est pas pour qu’il disparaisse parce que l’éditeur du logiciel en a décidé ainsi, que vous n’avez plus la bonne licence ou qu’il a simplement disparu.

Contenu non propriétaire : les sites web

Un très bon exemple de format non propriétaire est le HTML. Vous pouvez toujours consulter un site très ancien, il sera peut-être mal affiché, cependant, si vous ouvrez la page, les textes seront bien visibles entre quelques balises elles-mêmes en texte compréhensible.

Ce n’est pas une entreprise à proprement parler qui gère ces standards (W3C), et ils sont issus d’évolutions logiques. L’ancêtre est SGML, et sont venus ensuite le HTML, XML et des spécialisations comme DOCBOOK, DITA, etc. Ce qui signifie que ce sont les éditeurs qui doivent se plier aux règles du format et non l’inverse. Ainsi, une page HTML sera éditable au moyen d’un bloc-notes, et d’une quantité énorme d’éditeurs. Moyennant une rapide analyse et un peu de lecture, on pourra toujours comprendre comment cela fonctionne – je pense ici à DITA qui est plus sophistiqué, mais documenté.

Qui peut se targuer de lire nativement le contenu d’un PDF (en texte brut), d’un fichier Word ou de RTF ? Nous nous y sommes aventurés, y compris avec FrameMaker pour des plug-ins. C’est absolument indigeste et très mal documenté.

Conclusion simple et logique

Pour garantir la pérennité de vos contenus, choisissez un format non propriétaire. Nous sommes bien d’accord, la lettre qu’il faut faire tout de suite sera très vite réalisée sous Word. Par contre, votre thèse ou votre nouveau manuel de 150 pages mérite qu’on s’attarde plus longtemps sur la façon ton il sera stocké.

On souhaite le plus souvent se mettre au travail tout de suite et finalement Microsoft ou Adobe ne vont pas disparaître ! Probable que non. Il est plus probable que votre précieux manuel que vous reprendrez dans 2 ans pour le mettre à jour – avec un nouvel ordinateur et une nouvelle licence d’Office – verra sa mise en forme « bouger » de manière significative, que vous ne serez plus sur de l’affichage de tel ou tel paragraphe, etc.

Et pourquoi pas commencer avec un format HTML ou XHMTL ? Il existe énormément d’outils, en ligne ou non, avec toutes les fonctions nécessaires.

Le paragraphe 32 vous semble incomplet ? Un petit tour dans le fichier avec le bloc note et vous êtes rassuré.

Les outils

Nous pouvons donc maintenant potentiellement nous attacher au outils propres à la communication technique et la rédaction de contenus en général.

Le tout premier pas pourrait être de sauvegarder depuis Word au format HTML. Personnellement, j’éviterais cela, car Microsoft ajoute un nombre considérable d’informations propriétaires qui rentrent les contenus… propriétaires.

Partons plutôt sur Open Office. Nettement moins élégant que Word ou Excel, cet outil est gratuit et permet de rédiger de manière non structurée très facilement. Sauvegarder dans un format HTML sera alors possible et pérenne.

Mais, et ceci sans partir dans l’aspect « geek » de la chose, vous allez très vite faire une recherche Google et trouver une grande quantité d’outils plutôt orientés « codeurs ».

C’est pourquoi nous continuons à travailler sur des outils capables de conjuguer simplicité, pérennité et contenu structuré si désiré. Outils que nous allons probablement publier partiellement sous licence gratuite. Rendez-vous est pris !